GTD : La méthode pour alléger votre charge mentale de praticien-manager
Quand les trois casquettes pèsent trop lourd
Vous terminez votre journée clinique épuisé. Non pas tant par les soins prodigués que par cette sensation lancinante d'avoir oublié quelque chose d'important. Le devis à envoyer ? La commande de matériel ? Cette conversation à avoir avec votre assistante ? Et ce projet de réaménagement qui n'avance pas ?
En tant que dentiste libéral, vous portez trois casquettes simultanément : celle du soignant concentré sur l'excellence clinique, celle du dirigeant qui pilote la stratégie du cabinet, et celle du manager qui coordonne son équipe. Chacune de ces postures génère son lot de tâches, décisions et préoccupations. Le résultat ? Une charge mentale permanente qui fragmente votre attention et grignote votre sérénité.
La méthode Getting Things Done (GTD), développée par David Allen, offre une réponse structurée à ce défi quotidien. Validée par les sciences cognitives, elle propose un système pour reprendre le contrôle de vos engagements, clarifier vos priorités et retrouver l'espace mental nécessaire à ce qui compte vraiment.
Comprendre la charge mentale du praticien libéral
La charge mentale, c'est cet ensemble d'informations, de tâches et de responsabilités qui sollicitent en permanence votre attention. Pour vous, elle se démultiplie :
En tant que soignant :
Suivi des dossiers patients complexes
Veille scientifique et formation continue
Mise à jour des protocoles cliniques
En tant que dirigeant :
Pilotage financier et administratif
Investissements matériels et stratégiques
Développement de l'activité
En tant que manager :
Coordination de l'équipe
Gestion des plannings
Communication et motivation des collaborateurs
Cette surcharge a des conséquences mesurables : baisse de l'attention, erreurs par distraction, stress chronique, difficulté à déléguer, sentiment d'isolement. Les neurosciences le confirment : notre mémoire de travail est limitée. Daniel Levitin, dans The Organized Mind, démontre que vouloir tout mémoriser épuise notre capacité mentale et réduit l'espace disponible pour la réflexion stratégique et la créativité clinique.
Les fondements de GTD : Un cerveau externe pour libérer votre esprit
La méthode GTD repose sur une observation simple : il est impossible de tout retenir sans nuire à la clarté de l'esprit. Au-delà de 5 à 7 éléments à suivre, votre cerveau sature, devient anxieux, et votre attention se fragmente.
L'effet Zeigarnik (du nom de la psychologue qui l'a découvert) explique ce phénomène : chaque tâche inachevée occupe une précieuse ressource mentale et génère des boucles d'intrusion cognitive. Résultat ? Vous pensez à la commande de gants pendant un soin, au recrutement pendant votre pause déjeuner, au mail urgent... le soir chez vous.
David Allen propose d'externaliser toute cette charge dans un système externe fiable. L'objectif : rassurer votre cerveau qu'aucun engagement ne sera oublié, pour qu'il puisse enfin se concentrer sur l'action présente.
Les 5 étapes pour transformer le chaos en clarté
1. Capturer : Tout sortir de votre tête
Rassemblez toutes vos tâches, idées et préoccupations dans une "inbox" externe : application, carnet, enregistrement vocal... L'essentiel est de ne rien laisser dans votre mémoire.
Au cabinet :
Un bloc sur votre bureau pour noter les demandes entre deux patients
Une appli sur votre smartphone pour capturer les idées en déplacement
Un tableau blanc d'équipe pour les demandes collectives
2. Clarifier : Transformer le flou en action concrète
Pour chaque élément capturé, posez-vous les bonnes questions :
Est-ce actionnable ? Si non → archivez ou supprimez
Quelle est la prochaine action concrète ? (pas "gérer le planning" mais "appeler Marie pour discuter de ses disponibilités")
Est-ce à faire, déléguer ou planifier ?
3. Organiser : Une place pour chaque chose
Classez chaque action dans des listes adaptées :
Agenda : rendez-vous et actions à date/heure précise
Prochaines actions par contexte (au cabinet, administratif, achats, délégations...)
Projets : tout ce qui nécessite plusieurs étapes (ex: rénovation salle d'attente, recrutement, changement de logiciel)
En attente : ce que vous avez délégué et devez suivre
4. Réviser : Le rituel de la revue hebdomadaire
C'est le cœur battant du système. Chaque semaine, protégez 1h pour :
Vider toutes vos inboxes
Revoir vos listes et projets
Mettre à jour vos priorités
Préparer la semaine suivante
Ce rituel apporte un sentiment de contrôle, d'anticipation et de confiance.
5. Agir : Choisir en confiance
À chaque instant, choisissez l'action la plus pertinente selon :
Le contexte (êtes-vous au cabinet, avez-vous un patient dans 5 minutes ?)
Votre énergie (haute pour les décisions stratégiques, basse pour l'administratif)
Le temps disponible (15 minutes avant un RDV ? Parfait pour un coup de fil)
Les priorités actuelles
GTD appliqué aux trois postures du praticien
En tant que SOIGNANT
Exemple concret : Madame Dubois nécessite un traitement complexe impliquant un implant et une prothèse. Au lieu de garder ce projet "dans un coin de votre tête", vous créez un projet GTD avec toutes les actions :
Envoyer devis détaillé
Commander implant (marque X, ref Y)
Bloquer 2h au planning dans 3 semaines
Préparer protocole post-op personnalisé
Programmer RDV de suivi
Chaque action est datée, contextualisée. Vous n'y pensez plus jusqu'au moment de l'exécuter.
En tant que DIRIGEANT
Exemple concret : Vous envisagez d'investir dans un scanner 3D. Ce projet génère des dizaines de micro-tâches. GTD vous permet de :
Lister toutes les actions (demande de devis, rdv commerciaux, formation, financement...)
Déléguer la recherche comparative à votre assistante
Planifier les décisions importantes dans votre agenda
Suivre l'avancement sans stress
Votre revue hebdomadaire vous permet de faire le point et d'avancer méthodiquement.
En tant que MANAGER
Exemple concret : Votre assistante dentaire part en formation. GTD vous aide à :
Capturer toutes les tâches à redistribuer
Clarifier qui fait quoi pendant son absence
Organiser un briefing d'équipe avec ordre du jour précis
Suivre les délégations en cours
Anticiper les besoins de recrutement futur
Le système de listes "En attente" vous permet de suivre ce que vous avez confié sans harceler votre équipe.
Ce que disent les sciences cognitives
La pertinence de GTD est largement confirmée par les neurosciences :
Jean-Philippe Lachaux (Inserm, spécialiste de l'attention) démontre que le découpage des tâches en actions concrètes correspond exactement au mode opératoire efficient du cortex préfrontal — votre "tour de contrôle" cérébrale.
Roy Baumeister a prouvé que les tâches inachevées occupent un espace mental tant qu'elles ne sont pas consignées de manière fiable. Cette charge invisible épuise votre énergie décisionnelle.
Daniel Levitin insiste sur la nécessité d'un "cerveau externe" pour libérer votre esprit du stockage inutile. Lorsqu'une tâche est capturée dans un système fiable, l'effet Zeigarnik disparaît et votre capacité de concentration s'accroît significativement.
Les bénéfices concrets pour votre cabinet
Diminution des oublis : Fini les mails non envoyés ou les commandes oubliées.
Qualité de la délégation : Votre équipe sait exactement ce qui est attendu, quand et pourquoi. La confiance se renforce.
Prévention du burn-out : La réduction de la charge cognitive améliore votre sommeil et votre récupération.
Gestion de projets multiples : Rénovation, recrutement, changement de logiciel... tout avance sans que vous vous sentiez submergé.
Disponibilité pour vos patients : L'esprit libéré, vous êtes pleinement présent pendant les soins. Vos patients le sentent.
Vision stratégique : Avec moins de "bruit mental", vous dégagez de l'espace pour penser l'avenir de votre cabinet.
Mise en pratique : Par où commencer ?
Semaine 1 : La capture totale
Réalisez un "mind-sweep" complet :
Listez TOUT ce qui occupe votre esprit (professionnel et personnel)
Videz vos tiroirs, post-its, carnets
Rassemblez vos mails non traités
Notez vos projets en cours et en attente
Semaine 2-3 : Clarification et organisation
Transformez chaque point en action concrète ou en projet
Créez vos listes de contextes
Choisissez votre outil (papier, Todoist, Things, Notion...)
Déléguez ce qui peut l'être
Semaine 4 : Installez votre rituel
Fixez votre créneau de revue hebdomadaire (vendredi 17h ?)
Bloquez-le comme un rendez-vous intouchable
Préparez votre checklist de revue
Les pièges à éviter
La complexité excessive : Ne créez pas 50 listes. Commencez simple et ajustez progressivement.
La capture sans clarification : Noter ne suffit pas. Il faut traiter, décider, organiser.
L'abandon de la revue hebdomadaire : Sans ce rituel, le système devient obsolète en quelques semaines.
La quête de l'outil parfait : Le meilleur outil est celui que vous utiliserez. Un carnet bien tenu vaut mieux qu'une appli sophistiquée jamais ouverte.
Vouloir tout changer d'un coup : Commencez par une seule posture (soignant, dirigeant ou manager) puis élargissez.
Conclusion : Libérez votre esprit pour mieux soigner, diriger et manager
Adopter GTD dans votre cabinet, ce n'est pas simplement mieux s'organiser. C'est reprendre le contrôle de votre pratique professionnelle. C'est restituer à votre cerveau sa légèreté pour qu'il excelle là où il est irremplaçable : dans la relation patient, la vision stratégique et le leadership d'équipe.
Les dentistes qui ont intégré cette méthode témoignent tous de la même transformation : moins de stress, plus de sérénité, une équipe plus autonome, et surtout ce sentiment précieux d'avancer... l'esprit léger.
Votre cabinet mérite un leader qui n'est pas submergé mais qui pilote. Vos patients méritent un praticien pleinement présent. Votre équipe mérite un manager serein et clair dans ses demandes.
GTD vous offre ce cadeau : la clarté mentale pour être excellent dans vos trois rôles.
Pour aller plus loin : Un accompagnement coaching personnalisé permet d'adapter GTD à la réalité spécifique de votre cabinet, d'installer les bonnes routines et d'impliquer votre équipe dans cette transformation. La méthode s'acquiert en quelques semaines, ses bénéfices durent toute une carrière.
